Datenschutzhinweise
Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Diese Informationen können jederzeit von unserer Webseite abgerufen werden.
1. Technische Umsetzung
Die technische Realisierung erfolgt mit dem Conference Management System Converia der Converia GmbH. Der technische Betrieb erfolgt im Regionalen Rechenzentrum Köln - RRZK:
https://rrzk.uni-koeln.de/
2. Protokollierung
Die zur Durchführung der Veranstaltung und zur Buchungsabwicklung benötigten Daten werden zweckgebunden gespeichert (siehe auch 3. Buchungsdaten). Zur Protokollierung von Daten, die durch den Besuch der Veranstaltungswebsites anfallen, siehe auch die allgemeinen Datenschutzhinweise der Universität zu Köln:
https://www.portal.uni-koeln.de/9468.html
3. Buchungsdaten
Wenn Sie ein Benutzerkonto anlegen, speichern wir zu Dokumentations- und Abrechnungszwecken sowie um Ihre Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen folgende Daten von Ihnen: Kontaktdaten, d.h. Name, Anschrift, Institution, E-Mail-Adresse etc., Nutzername und Passwort.
Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Benutzerkonto weitere Informationen wie Telefonnummer, Faxnummer oder Ihren Titel anzugeben. Hierbei handelt es sich allerdings um freiwillige Angaben.
4. Hinweis auf Bild- und Tonaufnahmen
Verantwortlicher
Universität zu Köln
vertreten durch den Rektor
Fachverantwortliche Stelle
KölnAlumni - Das Netzwerk der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
www.koelnalumni.de
info(at)koelnalumni.de
Tel.: +49 (221) 470-7738
Datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Tel.: 0221 / 470-3872
dsb[at]verw.uni-koeln.de
Bei KölnAlumni-Veranstaltungen werden von Referenten und Besuchern Aufnahmen in Bild und Ton angefertigt. Diese Aufnahmen können von uns zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, der Werbung für gleichartige Veranstaltungen und unsere Aktivitäten öffentlich verbreitet und zu journalistischen Zwecken auch an Dritte weitergegeben werden, soweit Sie nicht im Einzelfall widersprechen. Das Bild- und Tonmaterial fließt unter anderem in Beiträge und Fotogalerien auf unserer Webseite ein, sowie in unsere Newsletter und Publikationen. Hierzu zählen insbesondere auch „Überblicksfotos“ bei Großveranstaltungen. Darauf weist die Stabsstelle KölnAlumni sowohl bei der Veranstaltungsanmeldung als auch am Veranstaltungsort hin. Die Bild- und Tonaufnahmen geben wir im Rahmen der Pressearbeit der Universität zu Köln ggf. auch an Medienvertreterinnen und -vertreter weiter. Den Personen und Organisationen, die an unserer Veranstaltung beteiligt sind, stellen wir zudem auf Wunsch Bild- und Tonmaterial zur Verfügung.
Zweck
Die Anfertigung von Fotos, Bild- und Tonaufnahmen von Veranstaltungen sowie Verbreitung dieser Aufnahmen auf Webseiten, Social-Media-Kanälen sowie in eigenen Printmedien oder zur Weitergabe für redaktionelle und journalistische Nutzungen durch Dritte, erfolgt zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten des Verantwortlichen, um den Bekanntheitsgrad von KölnAlumni zu erhöhen und für die Teilnahme an vergleichbaren Veranstaltungen und Aktivitäten zu werben.
Rechtsgrundlage
Öffentlichkeitsarbeit als gesetzliche Aufgabenerfüllung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 8 HG NRW i.V.m § 3 Grundordnung UzK.
Speicherdauer
Fotos und/oder Videos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit von KölnAlumni gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.
Widerspruchshinweise
Jeder Betroffene hat das Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch zu erheben. Der Widerspruch kann gerichtet werden an: info(at)koelnalumni.de oder auf jedem anderen Wege ausgeübt werden.
Vorbehaltlich einer Prüfung im Einzelfall gehen wir für die Interessenabwägung davon aus, dass regelmäßig das Interesse des Verantwortlichen an der Anfertigung und Verwendung der Aufnahmen nicht im Übermaß in die Rechte und Freiheiten eines Betroffenen eingreift, wenn die Bild- und Tonaufnahmen erkennbar und in der „Sozialsphäre“, also im öffentlichen Raum im Rahmen einer allgemein zugänglichen Veranstaltung, angefertigt wurden und darauf schon in der Anmeldung zur Veranstaltung und bei dieser selbst ausdrücklich hingewiesen wurde. Auch bei der Anfertigung der Bild- und Tonaufnahmen selbst wird darauf geachtet, dass keine berechtigten Interessen von abgebildeten Personen verletzt werden.
Soweit dennoch im Einzelfall die Rechte und Freiheiten einer abgebildeten Person überwiegen, werden wir die weitere Verarbeitung unterlassen. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits Verbreitung gefunden haben, kann nicht erfolgen. Eine Löschung von Aufnahmen in Online-Medien erfolgt im Rahmen technischer Möglichkeiten.
Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft vom Verantwortlichen über Ihre Daten, Berichtigung Ihrer Daten, Löschung Ihrer Daten, Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten und Datenübertragbarkeit.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten unter den oben genannten Kontaktdaten.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de
5. Datenübermittlung an Dritte
Zur Zahlungsabwicklung übermitteln wir die Zahlungsdaten ausschließlich an die Converia GmbH. Näheres dazu entnehmen Sie den AGBs des Software-Anbieters:
https://events.uni-koeln.de/frontend/index.php?page_id=1318
Darüber hinaus erfolgt keine Weitergabe Ihrer Buchungsdaten an Dritte.
6. E-Mail-Sicherheit
Wenn Sie uns eine E-Mail schicken, so wird Ihre E-Mail-Adresse nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
7. Cookies
Um den Funktionsumfang unseres Internetangebotes zu erweitern und die Nutzung für Sie komfortabler zu gestalten, verwenden wir zum Teil sogenannte „Cookies". Mit Hilfe dieser Cookies können bei dem Aufruf unserer Webseite Daten auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass Cookies nur für die Dauer der jeweiligen Verbindung zum Internet gespeichert werden. Hierdurch könnte allerdings der Funktionsumfang unseres Angebotes eingeschränkt werden.
8. Verschlüsselung
Um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen zu schützen, setzten wir auf einigen Seiten ein Verschlüsselungsverfahren ein. Ihre Angaben werden dann von Ihrem Rechner zu unserem Server und umgekehrt über das Internet mittels einer 256 Bit SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) übertragen. Sie erkennen dies daran, dass auf der Statusleiste Ihres Browsers die Adresszeile mit https:// beginnt.
9. Änderung der Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzbestimmungen gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen, oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzbestimmungen regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns erfassten persönlichen Daten auf dem Laufenden zu bleiben. Durch die fortgesetzte Nutzung des Dienstes erklären Sie sich mit diesen Datenschutzbestimmungen und deren Aktualisierung einverstanden.
Sie haben Fragen?
Wenn Sie noch Fragen zum Datenschutz haben, finden Sie weitere Informationen auf der Website des Datenschutzbeauftragten der Universität zu Köln:
https://www.portal.uni-koeln.de/9468.html